MIS Sactaloy Enterpirse: ระบบบุคลากร

แผนกบุคคล

ขั้นตอนที่ 1

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้

โดยมีแนวทางเลือกจานวนทั้งสิน 2 ทางเลือก

1.จ้างบริษัทภายนอกพัฒนา2.ซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดี

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

ทางเลือกที่ 1 : จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ลำดับ	ความต้องการในระบบ	แนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทางในการจัดการระบบการสั่งจอง
ลำดับ	ความต้องการในระบบ	จ้างบริษัทติดตั้งระบบ A	จ้างบริษัทติดตั้งระบบ B
		ความต้องการที่คาดว่าจะได้รับ
1.	หน้าที่การทำงาน	สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดและความต้องการของบริษัท	สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดและความต้องการของบริษัท
2.	ความยืดหยุ่น	ปรับแต่งได้ตามต้องการ โดยไม่กระทบกับองค์กร และสามารถพัฒนาต่อได้	ปรับแต่งได้ตามต้องการ โดยไม่กระทบกับองค์กร และสามารถพัฒนาต่อได้
		เงื่อนไข
1.	ต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบ	54,000	50,000
2.	การบริการหลังติดตั้ง	ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย	ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย
3.	คู่มือประกอบการใช้งาน	มีคู่มือการใช้งานและให้คำปรึกษาทางโทรศัพท์ หรือ e-mail	มีคู่มือการใช้งานและให้คำปรึกษาทางโทรศัพท์ หรือ e-mail
4.	ระยะเวลาการติดตั้ง	40 วัน	30 วัน

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทาการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ทีมงาน/ซอฟต์แวร์	เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม 10 )
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์	จ้างบริษัทติดตั้งระบบ A	จ้างบริษัทติดตั้งระบบ B
นักวิเคราะห์ระบบ	2	3
โปรแกรมเมอร์ 1	2	2
โปรแกรมเมอร์ 2	2	3
รวม	6	8
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์	60%	80%
เกณฑ์ที่ได้	ดี	ดีมาก

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ B มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป มีรายละเอียดดังตาราง

ลำดับ	ความต้องการในระบบ	แนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทางในการจัดการระบบการสั่งจอง
ลำดับ	ความต้องการในระบบ	หาซื้อ Software A	หาซื้อ Software B
		ความต้องการที่คาดว่าจะได้รับ
1.	หน้าที่การทำงาน	สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดและความต้องการของบริษัท	สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดและความต้องการของบริษัท
2.	ความยืดหยุ่น	ปรับแต่งได้ตามต้องการ โดยไม่กระทบกับองค์กร	ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ โดยไม่กระทบกับองค์กร
		เงื่อนไข
1.	ต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบ	69,000	58,000
2.	การบริการหลังติดตั้ง	ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย	ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย
3.	คู่มือประกอบการใช้งาน	มีคู่มือการใช้งานและให้คำปรึกษาทางโทรศัพท์ หรือ e-mail	มีคู่มือการใช้งานและให้คำปรึกษาทางโทรศัพท์ หรือ e-mail
4.	ระยะเวลาการติดตั้ง	35 วัน	30 วัน

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้ทาการประเมินผลแนวทางเลือก Software ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ทีมงาน/ซอฟต์แวร์	เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม 10 )
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์	Software A	Software B
นักวิเคราะห์ระบบ	3	3
โปรแกรมเมอร์ 1	2	2
โปรแกรมเมอร์ 2	2	4
รวม	7	9
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์	70%	90%
เกณฑ์ที่ได้	ดี	ดีมาก

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software B มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้ง 2

ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสองแนวทาง จะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสอง โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ลำดับ	ความต้องการในระบบ	แนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทางในการจัดการระบบการสั่งจอง
ลำดับ	ความต้องการในระบบ	หาซื้อ Software B	จ้างบริษัทติดตั้งระบบ B
		ความต้องการที่คาดว่าจะได้รับ
1.	หน้าที่การทำงาน	สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดและความต้องการของบริษัท	สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดและความต้องการของบริษัท
2.	ความยืดหยุ่น	ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ โดยไม่กระทบกับองค์กร	ปรับแต่งได้ตามต้องการ โดยไม่กระทบกับองค์กร และสามารถพัฒนาต่อได้
		เงื่อนไข
1.	ต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบ	58,000	50,000
2.	การบริการหลังติดตั้ง	ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย	ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย
3.	คู่มือประกอบการใช้งาน	มีคู่มือการใช้งานและให้คำปรึกษาทางโทรศัพท์ หรือ e-mail	มีคู่มือการใช้งานและให้คำปรึกษาทางโทรศัพท์ หรือ e-mail
4.	ระยะเวลาการติดตั้ง	30 วัน	30 วัน

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทาง

แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จระบบB

ข้อดี ระบบ มีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการ ของบริษัทที่ได้จัดทำไว้ราค่ามาต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบไม่สูงมากนัก

ข้อเสีย ระบบไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการแต่ก็ไม่กระทบองค์กรใช้ระยะเวลาในการติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานนาน

แนวทางเลือกที่ 2 การว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ B

ข้อดี ระบบ มีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการ ของบริษัทที่ระบบยังมีความยืดหยุ่นในปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบ องค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้ใช้ระยะเวลาติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานน้อย

ข้อเสีย ราค่าต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบค่อนค้างสูง

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้าหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ทีมงาน/ซอฟต์แวร์	เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม 10 )
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์	Software B	จ้างบริษัทติดตั้งระบบ B
นักวิเคราะห์ระบบ	2	3
โปรแกรมเมอร์ 1	2	2
โปรแกรมเมอร์ 2	2	3
รวม	6	8
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์	60%	80%
เกณฑ์ที่ได้	ดี	ดีมาก

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางการว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ B เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุดนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานแม้ว่าราค่าค่าติดตั้งจะค่อนค้างสูงแต่ก็มีความคุ้มค่าในการลงทุนแล้วแล้วยังสามารถพัฒนาไว้ใช้งานในระยะยาว

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารงานขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

วัตถุประสงค์

โครงการพัฒนาระบบการสั่งจองมีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน เพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบงานบุคคลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบการสั่งจองได้มีการจัดทำขึ้นโดยการจ้างบริษัท B มารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

- ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

- ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

- ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยามากที่สุด

- ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

- ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

- ยากต่อการหาข้อมูล

- การเก็บรวบรวมข้อมูลของพนักงานและการค้นหาข้อมูลของพนักงานเกิดความซ้ำซ้อน

- ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน

- การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

- เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทาให้ข้อมูล เกิดความเสียหายและสูญหายได้

ความต้องการในระบบใหม่ ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ ความรวดเร็วของระบบใหม่ ในการทำงาน

- สามารถเก็บ และตรวจสอบข้อมูลพนักงานได้

- สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลของพนักงานได้

- สามารถรับสมัครพนักงานผ่านระบบงานออนไลน์ได้

- การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย เช่น บัญชี สามารถคำนวณเงินเดือนพนักงานได้

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

- บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

- ขั้นตอนการทำงานของระบบในบริษัทที่มีความรวดเร็ว

- ขั้นตอนการรับสมัครพนักงานมีความถูกต้องชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

- สามารถจัดเก็บข้อมูลพนักงานทำให้การรวดเร็วและถูกต้อง

- การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพสะดวกสบายในการตรวจเช็คข้อมูล

แนวทางในการพัฒนา

การพัฒนาระบบของเป็นการพัฒนาระบบในส่วนของแผนกบุคคลการทำงานของพนักงานในแต่ละหน้าที่ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่างๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้วสามารถแบ่งได้ ทั้งหมด 7 ขั้นตอน

1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบ

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้นในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ

- การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน

- การรับสมัครพนักงาน

- การคำนวณเงินเดือนสุทธิของพนักงาน

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้

ได้ดังนี้

- ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน แล้วค่อยเริ่มต้นทำโครงการ

- กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

- วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของบริษัท มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งจองสินค้า

2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์กระบวนการเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5การออกแบบเชิงกายภาพ

ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่ายฐานข้อมูลโปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

1. เขียนโปรแกรม

2. ทดสอบโปรแกรม

3. ติดตั้งระบบ

4. จัดทาเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้วเราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1. ออกแบบสอบถาม

บุคคลผู้ตอบแบบสอบถาม คือ ผู้จัดการในแผนกบุคคลการใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนกมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1.ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิมทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

1.1 เครื่องแม่ข่าย จานวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008

1.2 เครื่องลูกข่าย จานวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 และซอฟต์แวร์สาหรับงานสานักงาน Microsoft Office 2010

- แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

- แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบตรวจเช็คสินค้า

- แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี และใช้ Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

- แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายมาใช้ซ่อมบำรุง

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จานวน 3 เครื่อง

2. ความต้องการของระบบใหม่

- ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

- เพิ่ม ลด แก้ไข ข้อมูลของพนักงานและผู้สมัครงานได้

- สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

2. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ ดังต่อไปนี้

- ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

- สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน

- ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

- สามารถให้บริการแก่พนักงานได้อย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

Context Diagram

อธิบาย Context Diagram

การทำงานของ Context Diagram มีอยู่ทั้งหมด 4 ส่วน ดังนี้

1. ฝ่ายบริหาร ฝ่ายบริหารจะทำการเรียกดูการจ่ายเงิน และขอดูผลการสมัครผ่านระบบ และระบบจะส่งผลตอบกับไปยังฝ่ายบริหาร

2.พนักงาน พนักงานฝ่ายบุคคลจะกรอกข้อมูลการทำงานของพนักงานในบริษัทเข้าสู่ระบบ และระบบ

จะทำเป็นรายงานส่งกลับมายังพนักงานฝ่ายบุคคล

3.การเงิน ทางการเงินจะขอดูค่าใช้จ่ายผ่านระบบและจะแจ้งอัตราการจ่ายเงินมาทางการเงิน

4.ผู้สมัคร ผู้สมัครจะทำการกรอกใบสมัคร สัมภาษณ์งาน ข้อมูลจะส่งไปยังระบบและรอผลการตอบรับ

DFD-Level 0 : ระบบจัดการฝ่ายบุคคล

อธิบาย DFD-Level 0 : ระบบจัดการฝ่ายบุคคล

Process1 Log in การเข้าสู่ระบบ พนักงานจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าสู่ระบบทุกครั้ง

Process2 ตรวจสอบคุณสมบัติผู้สมัครจะกรอกใบสมัครเข้าสู่ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลและ ส่งผลไปยังฝ่ายบุคล และฝ่ายบุคคลจะทำการเก็บข้อมูลของพนักงาน

Process3 การสัมภาษณ์ ข้อมูลการสัมภาษณ์จะส่งถูกส่งไปยังฝ่ายบุคคล

Process4 คำนวณเงินเดือน ฝ่ายบุคคลจะกรอกข้อมูลการทำงานเข้าระบบสู่ระบบคำนวณเงินเดือน และระบบจะทำการส่งข้อมูลไปยังฝ่ายบุคลและรายงานผลให้ผู้บริหาร ฝ่ายบุคคลจะกรอกข้อมูลเข้าระบบ

และจะรายงานให้ผู้สมัคร

Process5 รายงานผลการสัมภาษณ์ ฝ่ายบุคคลจะส่งผลการสัมภาษณ์เข้าสู่ระบบ และระบบจะรายงานผลกลับไปให้ผู้สมัคร

Process6 รายงานผลการสมัคร ฝ่ายบุคคลจะกรอกข้อมูลเข้าสู้ระบบและจะรายงานผลกับไปให้ผู้สมัคร

Process7 จ่ายเงินเดือน ฝ่ายบุคคลแจ้งเงินเดือนของพนักงานให้กับฝ่ายการเงินโดยจะดูข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลและฝ่ายการเงินจะทาการบันทึกข้อมุลการจ่ายไปยังแฟ้มข้อมูล

Process8 รายงานผลการจ่าย ฝ่ายการเงินจะดึงข้อมูลการจ่ายจากแฟ้มข้อมูล และระบบจะทำการรายงานผลการจ่ายเงินเดือนไปยังฝ่ายบุคคล

DFD-Level 1 : ระบบจัดการฝ่ายบุคคล

Process 1

DATA FLOW DIAGRAM LEVEL 1 : การสมัครงาน

อธิบายการทำงาน

ผู้สมัครกรอกข้อมูลลงใบสมัคร ระบบตรวจสอบคุณสมบัติของผู้สมัคร และส่งข้อมูลไปยังฝ่ายบุคคล

ฝ่ายบุคคลจะรายงานผลการสมัครไปยังระบบและแจ้งผลไปยังผู้สมัคร

Process 2

DATA FLOW DIAGRAM LEVEL 1 : การสัมภาษณ์งาน

อธิบายการทำงาน

ผู้สมัครจะต้องเข้ารับการสัมภาษณ์ ระบบจะตรวจสอบการสัมภาษณ์ และส่งข้อมูลไปยังฝ่ายบุคคล รายงานผลการสัมภาษณ์ไปยังระบบและแจ้งผลไปยังผู้สมัคร

Process 3

DATA FLOW DIAGRAM LEVEL 1 : รายงานเงินเดือน

อธิบายการทำงาน

เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบ จะนาข้อมูลการเงินส่งเข้าระบบคำนวณเงินเดือนเพื่อหาอัตราการจ่ายเงินเดือน และส่งข้อมูลกลับไปยังฝ่ายบุคคล ฝ่ายบุคคลจะส่งอัตราการจ่ายเงินเดือนเข้าสู้ระบบการจ่ายเงิน และส่งข้อมูลการจ่ายไปยังฝ่ายการเงินเผื่อเก็บข้อมูลเข้าแฟ้มการเงิน ฝ่ายการเงินส่งผลการจ่ายเงินเดือนไปยังระบบรายงานผล และส่งข้อมูลกลับไปยังฝ่ายบุคคล

โครงสร้างฐานข้อมูล

ตาราง Staff ใช้จัดเก็บข้อมูลพนักงาน มีโครงสร้างข้อมูลดังนี้

ตาราง User ใช้จัดเก็บข้อมูลของผู้เข้าใช้ระบบ มีโครงสร้างดังนี้

ตาราง Salary ใช้จัดเก็บข้อมูลเงินเดือน มีโครงสร้างดังนี้

ตาราง Applicant ใช้จัดเก็บข้อมูลการสมัครงาน มีโครงสร้างดังนี้

ER-Diagram

ระบบจัดการฝ่ายบุคคล

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ USER INTERFACE

หน้าจอเข้าสู่ระบบการทำงาน

หน้าหลัก เพื่อเลือกหัวข้อ

ข้อมูลพนักงาน

ข้อมูลทางการเงินของพนักงาน

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและการติดตั้ง

ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียน โปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

- เขียนโปรแกรม

- ทดสอบโปรแกรม

- ติดตั้งระบบ

- จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุงระบบ

ถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบเพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาดแผนการดำเนินงานของโครงการ

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบบุคลากรมาใช้งาน

                หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลของพนักงานในบริษัทได้ยาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของเวลาในการทำงานของพนักงานและเงินเดือนของพนักงานอาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ
                1.ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
                2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
                3.ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

แนวทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วง คะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วง คะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วง คะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วง คะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วง คะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วง คะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วง คะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วง คะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 220,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตาราง ต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบบุคลากรใช้งานในบริษัทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของบริษัทและลดปัญหาต่างๆของบริษัท

วัตถุประสงค์

เพื่อนำระบบบุคลากรมาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ
                1. เป็นระบบที่ใช้งานได้ง่าย
2. ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
3. เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
4 . ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
5. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้
                6. ระบบสามารถทำงานรายงานสรุปส่งให้ผู้บริหารได้ และพิมพ์ออกมาได้

ความต้องการของระบบแผนกบุคลากร

สามารถบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงานได้

สามารถดูข้อมูลประวัติพนักงานได้

ดูข้อมูลการขายของพนักงานได้

สามารถเช็คสถานะภาพการทำงานของพนักงานได้

ทำงานร่วมกับแผนกอื่นได้โดยกำหนดสิทธิการใช้งานแต่ละบุคคล

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบ

บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น

ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน

การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลดภาระการทำงานของพนักงาน

ข้อมูลมีความน่าเชื่อถือ ผิดพลาดน้อย มีการอัพเดทตลอด

แนวทางในการพัฒนา
ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบบุคลากร เพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัท สามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบ

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบบุคลากร มีดังต่อไปนี้

1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

3.ประมาณการใช้งบประมาณ

4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

               - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 10 เครื่อง

4. อุปกรณ์ต่อพวง 10 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

3.ประมาณการใช้งบประมาณ

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 170,000 บาท

2.พนักงาน

ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน 1,200 บาท

วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ 1,000 บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation 56,000 บาท

อื่นๆ 10,000 บาท
4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ 35,000 บาท
จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง 2,500 บาท

รวม 275,700 บาท

4. ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบจัดซื้อ ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือน นับตั้งแต่ เดือน กุมภาพันธ์ –มิถุนายน2556 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ระยะเวลาดำเนินงาน

- จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง

- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
- หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็นเท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบพัสดุอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Software ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบLAN Application ที่ใช้ได้แก่

- โปรแกรม Microsoft Office 2010

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบุคคลากร

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 3 เดือน

ตั้งแต่เดือนเมษายน – เดือนเมษายน 2556 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบได้รับการอนุมัติจากการนาเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1. ออกแบบสอบถาม

บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกบุคคล” การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคาถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทางานของผู้จัดการแต่ละแผนกมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคาถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

2. ความต้องการในระบบใหม่

1.ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LANประกอบด้วย

1.1 เครื่องแม่ข่าย จานวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008

- แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณ ยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

- แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Accpac และใช้Microsoft Excel สำาหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

- แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบตรวจเช็คสินค้า

– แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายมาใช้ซ่อมบำรุง

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จานวน 3 เครื่อง

2. ความต้องการของระบบใหม่

-ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทาการเข้า Login ก่อน

-สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

-เพิ่ม ลด แก้ไข ข้อมูลของพนักงานและ ผู้สมัครงานได้

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

- ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

- ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

- สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

- สามารถให้บริการแก่พนักงานได้อย่างรวดเร็ว

- เพิ่มประสิทธิภาพในการทางานของพนักงาน

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

อธิบาย Context Diagram

ระบบบุคลากรเป็นระบบที่จัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงานบุคลากรต่างๆลักษณะการทำงานของระบบบุคลากรจะมีพนักงานบุคลากรทั่วไปและหัวหน้าฝ่ายบุคลากรที่มีหน้าที่และสิทธิการทำงานดังนี้

พนักงานบุคลากรทั่วไป

- เข้าใช้ระบบได้ และสามารถเรียกดูข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน
- สามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลของบุคลากร ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูล

หัวหน้าฝ่ายบุคลากร
- สามารถ เรียกดูข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน ย้อนหลังได้ระบบ

- สามารถทำการบันทึกข้อมูล และ คำนวณเงินเดือนของพนักงาน

- สามารถพิมพ์รายงานได้ และออกใบสลิปเงินเดือนให้กับพนักงาน

Dataflow Diagram Level 0

อธิบาย Dataflow Diagram Level 0

Process 1.0 ระบบLogin ผู้ใช้ระบบจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล D1 ถ้าข้อมูลถูกต้องก็จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งกลับไปยังผู้ใช้

Process 2.0 ระบบการจัดการข้อมูล พนักงานจะทำการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลของพนักงานและจัดเก็บในแฟ้มข้อมูล D2

Process 3.0 ระบบคำนวณเงินเดือน พนักงานจะทำการคำนวณเงินเดือน โดยใส่รหัสพนักงาน ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลพนักงานในแฟ้ม D2 และข้อมูลการทำงานในแฟ้มข้อมูล D3 เพื่อมาคำนวณหาเงินเดือน และจะจัดเก็บข้อมูลเงินเดือนในแฟ้มข้อมูล D4

Process 4.0 ระบบเรียกดูและพิมพ์รายงาน พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลของพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน และระบบสามารถพิมพ์รายงาน และออกใบสลิปเงินเดือนได้ หัวหน้าแผนกสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้

Dataflow Diagram Level 1 Process 1

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1

Process 1.1 Loginเข้าใช้งาน ผู้ใช้ทำการล็อกอินเข้าใช้งานระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้Process 1.2 Loginสำเร็จ เมื่อระบบตรวจสอบข้อมูลถูกต้อง ระบบจะทำการส่งการยืนยันเข้าระบบ

Process 1.3 แก้ไขข้อมูล ผู้ใช้ระบบสามารถแก้ไขข้อมูลUser ได้โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลD1และระบบจะแจ้งการยืนยันแก้ไขให้กับผู้ใช้

Process 1.4 Loginไม่สำเร็จ ถ้าหากผู้ใช้ใส่ User ID ผิดพลาดระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแจ้งความผิดพลาดไปยังผู้ใช้

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1

Process 2.1 เพิ่มข้อมูล พนักงานจะป้อนข้อมูลพนักงานให้กับระบบ ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล D2
Process 2.2 แก้ไขข้อมูล เมื่อพนักงานต้องการแก้ไขข้อมูล ระบบจะทำการดึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูล D2 และจะส่งการยืนยันให้กับพนักงาน
Process 2.3 ลบข้อมูล เมื่อพนักงานต้องการลบข้อมูล ระบบจะทำการดึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูล D2 และจะส่งการยืนยันการลบให้กับพนักงาน

Dataflow Diagram Level 1 Process 3

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1

Process 3.1 ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน พนักงานบุคลากรจะใส่รหัสพนักงานเพื่อทำการหาเงินเดือน ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล ถ้าเกิดการใส่รหัสผิดพลาดระบบก็จะแจ้งกลับไปยังพนักงานProcess 3.2 คำนวณเงินเดือน เมื่อข้อมูลถูกต้องระบบจะทำการคำนวณเงินเดือนสุทธิของพนักงานProcess 3.3 ออกใบสลิป เมื่อระบบคำนวณหาเงินเดือนสุทธิได้แล้ว ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูล และ ออกใบสลิปให้กับพนักงาน

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

1.หน้าล๊อกอิน

2.หน้าจอโปรแกรม

หน้าต่างระบบ จะมีระบบงานหลักๆ คือ ดูข้อมูลพนักงานได้ และสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไขข้อมูลพนักงานได้ พิมพ์รายงาน ออกใบเสร็จ พนักงานสามรถเลือกฟังก์ชั่นที่ต้องการจะทำได้

3.หน้าจอข้อมูลพนักงาน

หน้าต่างรายชื่อพนักงานทั้งหมด พนักงานสามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข หรือดูข้อมูลของพนักงานได้ ถ้ามีการ เรียกดูข้อมูลของพนักงานจะต้องเลือกก่อนว่าจะดูพนักคนไหนจากนั้นก็กด ปุ่มดูข้อมูล

4.หน้าจอเพิ่มข้อมูลพนักงาน

หน้าต่างนี้เป็นหน้าต่างสำหรับการเพิ่มข้อมูลพนักงาน และพนักงานสามารถค้นหาข้อมูลพนักงานที่มีอยู่ในระบบได้ เมื่อทำการเพิ่มข้อมูลเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม ตกลง

5.หน้าจอคำนวณเงินเดือน

หน้าต่างนี้ เป็นหน้าต่างสำหรับคำนวณหาเงินเดือนพนักงาน เมื่อพนักงานใส่รหัสพนักงานที่ต้องการคำนวณ แล้ว กดปุ่มค้นหาระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแสดงข้อมูลการทำงานของเดือนนั้น และกดปุ่มคำนวณ จะได้เงินเดือนสุทธิ แล้วกดบันทึก และพิมพ์ใบสลิปเงินเดือนออกมาเพื่อให้พนักงานตรวจสอบเวลาการทำงานของตัวเองและยอดเงิน

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานบุคลากร เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

แนะนำ โปรแกรมระบบบุคลากร ระบบบุคลการ เป็นโปรแกรมที่ทำงานเกี่ยวกับงานบุคลากรซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั้งหมด 3 ได้แก่

ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการป้อนเวลาการทำงานและเวลาโอทีของพนักงานและสามารถคำนวณหาเงินเดือนได้

ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการป้อนข้อมูลพนักงาน สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลพนักงานได้

ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการพิมพ์รายงาน สามารถพิมพ์รายงานเงินเดือนของแต่ละคนเพื่อให้ผู้บริหารสรุปยอดค่าใช้จ่ายของบริษัท

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง ผู้พัฒนาระบบจะค่อยอัพเดตซอฟต์แวร์ใหม่ๆที่ทันสมัยเพื่อให้โปรแกรมใช้ง่ายขึ้นกว่าเดิมและเพิ่มประสิทธิภาพ หากมีปัญหาเกิดขึ้นผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว

ออกแบบ ER-Diagram